Écrit par Charles Bapst — Ingénieur fondateurCe n'est pas une démonstration commerciale : c'est l'outil sur lequel repose notre activité, tous les jours, depuis l'accueil d'un client jusqu'à la facture payée. Voici son tour complet — et comment on l'installe dans votre entreprise.
La plupart des logiciels de gestion sont écrits par des gens qui n'ont jamais tenu un atelier. Celui-là est né de l'inverse : un ingénieur qui reçoit des clients, ouvre des appareils, rédige des devis, relance des paiements — et qui a codé, année après année, l'outil qui lui manquait. Rien n'y est théorique. Chaque écran existe parce qu'un oubli, une perte de temps ou un litige l'a rendu nécessaire.
Avant, c'était le quotidien de beaucoup de petites structures : un carnet pour les entrées, un tableur pour les devis, la boîte mail pour les échanges, le téléphone pour le reste. Ça tient tant que le volume est faible. Puis un client rappelle pour savoir où en est son appareil et personne ne sait répondre tout de suite. Un devis part sans relance et meurt en silence. Une réparation est contestée : « l'écran était déjà rayé » — sans photo datée, la discussion est perdue d'avance.
Le problème n'est jamais le manque de sérieux. C'est la dispersion de l'information. L'application a donc été construite autour d'une seule idée : tout ce qui concerne un client vit au même endroit, du premier contact à la facture.
L'unité de base, c'est le dossier. Il porte le client, l'appareil ou le chantier, l'état d'avancement, les photos, les documents, la date d'intervention et l'historique complet des échanges. Chaque changement d'état laisse une trace horodatée. On sait qui a fait quoi, et quand — sans avoir à s'en souvenir.
Autour de ce dossier gravitent les fiches clients : coordonnées, entreprise, historique de tous les passages, documents émis. Un client qui revient trois ans plus tard est retrouvé en deux lettres, avec ce qui avait été fait pour lui.
Le moment le plus risqué d'une prise en charge, c'est la remise de l'appareil ou l'entrée sur un chantier. L'application ouvre une fiche de réception : on photographie l'état réel, on note ce que le client décrit, ce qu'il attend, ce qu'il autorise. Le récapitulatif est généré en PDF et signé sur place, sur l'écran, du doigt.
Le client repart avec ce document dans sa boîte mail. Les photos sont datées et conservées dans le dossier. Les litiges de fin de parcours disparaissent : tout le monde a vu la même chose au même moment.
Quand l'intervention est faite, elle se conclut là où elle a lieu, pas le soir au bureau. Le bon d'intervention reprend ce qui a été constaté, ce qui a été fait, les pièces posées, la durée. Le client signe sur le téléphone ou la tablette, et reçoit son exemplaire en PDF immédiatement.
Rien n'est ressaisi : l'intervention est déjà rattachée au dossier, et le contenu du bon alimente le devis ou la facture qui suit.
Un devis se construit ligne par ligne, avec pour chacune une désignation courte et, si besoin, une description technique longue — parce qu'un client comprend et accepte mieux ce qu'on lui explique. Le document part par e-mail, avec le PDF joint et un lien personnel.
Sur ce lien, le client lit son devis, le signe électroniquement et, si l'acompte est demandé, paie directement en ligne par carte. Chaque étape est journalisée : envoyé, ouvert, signé, payé. Plus besoin de demander « vous avez bien reçu ? ». La facture suit la même mécanique, avec les mêmes modèles et la même numérotation continue.
Le planning affiche la semaine complète : interventions programmées, rendez-vous pris par les clients, tâches récurrentes de l'entreprise (comptabilité, sauvegardes, publications). Les tâches se cochent, les rendez-vous se marquent terminés ou s'annulent en libérant le créneau.
Et surtout, le téléphone prévient : une notification arrive avant chaque échéance, sur les appareils choisis. C'est ce qui remplace la sonnerie mentale permanente — celle qui fatigue et qui, un jour, oublie.
Le site public et l'application ne sont pas deux mondes séparés. Le formulaire de rendez-vous intégré aux pages du site interroge le planning en direct : il ne propose que des créneaux réellement libres, en tenant compte des interventions déjà posées et des horaires d'ouverture.
Quand un visiteur réserve, le rendez-vous apparaît dans le planning, le contact devient une fiche prospect, le client reçoit une confirmation avec invitation calendrier et lien d'annulation, et l'atelier reçoit une notification. Personne ne retape rien. Les doublons, les réservations à la chaîne et les robots sont filtrés au passage.
Avec son numéro de dossier, le client consulte l'avancement depuis le site, sans appeler et sans créer de compte. C'est la fonction la plus simple de toute l'application, et l'une des plus rentables : elle supprime la moitié des appels d'état d'avancement, ceux qui coupent une réparation en cours.
Les demandes entrantes, les devis en attente, les entreprises à recontacter : tout vit dans un suivi de prospects avec des étapes claires, des notes horodatées et une date de prochaine action. Ce qui doit être relancé remonte tout seul le jour venu.
Les fiches peuvent être complétées automatiquement à partir des données publiques d'entreprise, et une liste existante s'importe sans ressaisie. Les projets au long cours, eux, ont leur propre tableau : étapes, tâches, avancement.
Une bonne partie du travail administratif n'est visible nulle part, parce qu'elle se fait seule : e-mails de confirmation et de relance sur des modèles maison, journal de tous les envois, rappels programmés, génération des PDF, archivage des documents émis.
Côté sécurité, l'accès est protégé contre les tentatives répétées, chaque action sensible est tracée dans un journal, et les sauvegardes sont automatiques. Le tout s'installe sur le téléphone comme une application, fonctionne au comptoir comme en déplacement, et s'utilise à une main.
Le gain ne se mesure pas en fonctionnalités mais en charge mentale. Un devis se rédige pendant que le client est encore là. Un accord se signe dans la minute au lieu de partir en pièce jointe et de revenir trois semaines plus tard. Un litige se règle en ouvrant une photo. Une relance se fait parce que l'outil l'a rappelée, pas parce qu'on y a pensé à 23 h.
Et l'ensemble tient dans un seul endroit, ce qui veut dire une seule chose à ouvrir le matin — et une seule chose à transmettre le jour où l'entreprise grandit.
Cette application n'est pas vendue en abonnement mutualisé. Elle est installée dans votre entreprise, sous votre nom de domaine, avec vos données à vous, et adaptée à votre métier : votre vocabulaire, vos statuts, vos documents, vos mentions légales, vos modèles d'e-mails.
Le déroulé est toujours le même. Un état des lieux d'abord : comment vous travaillez aujourd'hui, ce qui vous coûte du temps, ce qui vous échappe. Un cadrage ensuite : on choisit les modules utiles et on écarte le reste, parce qu'un outil surchargé ne s'utilise pas. Puis l'adaptation, la reprise de vos données existantes, la mise en service accompagnée, et une prise en main courte — l'outil doit s'expliquer en une heure, sinon c'est qu'il est mal fait.
Ensuite, vous n'êtes pas seul avec : hébergement, sauvegardes, mises à jour et évolutions sont assurés dans la durée par la personne qui l'a codée. Le détail de l'offre et des modules est sur la page logiciel de gestion sur mesure. Si votre besoin sort complètement de ce cadre, on part alors d'une application développée sur mesure.
Est-ce un logiciel en abonnement ou une application à moi ?
C'est votre application, sur votre hébergement, sous votre nom de domaine. Vous ne partagez ni base ni compte avec d'autres entreprises. Le mensuel couvre l'hébergement, les sauvegardes, les mises à jour et les évolutions, pas un droit d'utilisation.
Faut-il tout prendre ?
Non. On démarre par le socle — clients, dossiers, tableau de bord — et on ajoute les modules réellement utiles. Les autres peuvent arriver plus tard sans rien refaire.
Mon métier n'est pas la réparation, ça marche quand même ?
Oui : une demande arrive, elle devient un dossier, on intervient, on documente, on facture, le client suit. C'est vrai pour un plombier, un électricien, un paysagiste, un prestataire de services ou un commerce avec service après-vente. Le vocabulaire et les documents sont adaptés au cadrage.
Combien de temps avant de l'utiliser ?
Le socle existe et tourne en production tous les jours : la mise en service se compte en semaines, pas en mois. Le calendrier est fixé à l'écrit avant de commencer.
Et mes données, si on arrête ?
Elles vous appartiennent et partent avec vous : export complet de la base et des documents sur simple demande. Hébergement en France, aucune revente.
Trente minutes avec Charles pour faire le tour de votre organisation actuelle — outils, papier, tableurs, oublis — et vous dire franchement ce qui mérite d'être outillé, et ce qui n'en vaut pas la peine. Vous préférez écrire ? Décrivez votre besoin, réponse sous 48 h ouvrées.
Voir l'offre complète et les modules : logiciel de gestion sur mesure. Devis offert, réponse personnelle sous 2 h en jours ouvrés.